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18.08.16 • Berlin So holst du das Beste aus Slack im Agenturalltag heraus

Aufgeklappter Laptop auf einem Tisch

9 Best Practices zum erfolgreichen Einsatz von Slack in Kundenprojekten

Autor: Janko Hofmann
 

Slack hat sich in kürzester Zeit zum De-Facto-Standardtool für die Kommunikation im Tech-Sektor und in Agenturen entwickelt, denn es befreit uns von überfüllten E-Mail-Inboxen und bietet eine gelungene User Experience. Dennoch gilt es auch bei Slack, gewisse Regeln einzuhalten, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.

Hier sind unsere Learnings nach zweieinhalb Jahren mit Slack, die dich in kürzester Zeit zum Slack-Profi machen:

1. Nutze die Apps

Slack ist im Browser bereits großartig, doch seine wahre Stärke entfaltet es erst durch die Nutzung der Apps.

Die Tatsache, dass die App automatisch im Hintergrund läuft und Notifications für eingehende Nachrichten verschickt, ist bereits ein großer Vorteil. Die Slack App macht es zudem gegenüber dem Browser sehr einfach, mehrere Slack Teams zu verwalten.

Und unterwegs vom Smartphone zu antworten, ist durch die mobilen Slack Apps so einfach wie mit WhatsApp und Co.

2. Fördere transparente Kommunikation

Zwar gibt es bei Slack die Möglichkeit, sich in privaten Chats und Kanälen auszutauschen, doch gerade in Kundenprojekten sollte man dringend davon absehen.

Transparente Kommunikation ist einer der Grundpfeiler der agilen Arbeitsweise und bedeutet, dass alle Projektbeteiligten jederzeit Einblick in getroffene Entscheidungen und den Projektfortschritt nehmen können.

Geschlossene Kommunikation hingegen kann schnell zu Problemen führen: Gerade Kunden kommunizieren wichtige Projektinfos aus Gewohnheit gerne noch per E-Mail an einzelne Personen. Wenn diese Person nun z.B. krank oder im Urlaub sein sollte, erreichen diese Informationen das restliche Team eventuell nicht. Der Kunde geht aber davon aus, dass alle Bescheid wissen, denn die Info wurde ja geschickt — ein potentieller Konfliktfall.

Um dies zu verhindern, kommunizieren wir nicht personen-, sondern themenbasiert in entsprechenden Slack-Kanälen. Womit wir beim nächsten Punkt wären:

3. Nutze themenbasierte Kanäle optimal

Eine Limitierung, die Slack derzeit noch aufweist (obwohl bereits daran gearbeitet wird, dies zu ändern), ist das Fehlen von Threads. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, alle Antworten zu einem Beitrag zusammengefasst zu sehen, da einfach alle Nachrichten chronologisch untereinander auftauchen (eine Ausnahme davon sind Kommentare zu hochgeladenen Dateien).

Damit wichtige Informationen nicht in der Masse der Beiträge untergehen, ist es daher umso wichtiger, thematisch zusammengehörige Punkte in eigenen Kanälen zu diskutieren. Wir lösen das, indem wir für jede User Story einen eigenen Kanal erstellen.

In der Kanalbeschreibung hinterlegen wir den Link zur Dokumentation der User Story in Confluence. So kann man ausgehend von Slack alle relevanten Informationen zur User Story finden.

Damit jeder den Kanal zu seiner Story schnell finden kann und keine redundanten Kanäle zum selben Thema erstellt werden, ist es wichtig, die Kanäle eindeutig zu benennen. Das geht so:

4. Benenne Slack Kanäle eindeutig

Slack ist recht restriktiv bei der Benennung von Kanälen: Der Name darf nur 21 Zeichen lang sein und es sind nur Kleinbuchstaben erlaubt. Das erschwert es ein wenig, einen Namen zu wählen, der eindeutig und aussagekräftig ist.

Wir verwenden folgendes Schema zur eindeutigen Benennung unserer Slack Kanäle:

[ Nummer der Story ] — [ Plattform ] — [ Name der Story ]

Die Nummer ist dabei die Nummer des zugehörigen JIRA-Tickets.
Danach folgt optional ein Buchstabe, der bei Projekten mit mehreren Plattformen mehr Übersicht bringt. Bei Webseiten könnte das “m” bzw. ”d” (für Mobile / Desktop) sein oder “a” bzw. “i” (für Android / iOS) bei Apps.
Der Name der Story ist die Kurzbezeichnung des JIRA-Tickets.

Ein Beispiel für einen Kanalnamen wäre demnach z.B. “123-i-tracking”.

5. Erstelle ein eigenes Slack Team für jedes Projekt

Die Erstellung von mehreren themenbasierten Kanälen wird sehr unübersichtlich, sobald man mehrere Projekte im selben Slack Team hat. Auch wir haben ein eigenes Firmen-Slack, aber erstellen in der Regel für jedes größere Kundenprojekt ein eigenes Slack Team. Das hat mehrere Vorteile:

  1. Nur so kann man auch alle Stakeholder auf Kundenseite aufnehmen, ohne dass diese Interna oder Informationen über andere Projekte sehen können.
  2. In der Pro-Version von Slack gibt es zwar Single- und Multi-Channel-Guests, die Anzahl dieser Accounts ist jedoch begrenzt und für eine Agentur zu niedrig, um alle Kunden aufzunehmen. Zudem ist es aufwendig, Personen manuell für Kanäle freizuschalten und widerspricht den Grundsätzen der transparenten Kommunikation.
  3. Man kommt nicht mit anderen Projekten durcheinander, die evtl. ähnliche User Stories haben, denn in der Regel haben Kanäle oft ähnliche Namen.
  4. Man kann die Notifications getrennt nach Projekt einstellen.

6. Behalte den Überblick mit Farbschemata

Wenn man mehrere Slack Teams in seiner Slack App hinzugefügt hat, besteht die Gefahr, dass man versehentlich etwas im falschen Team postet, weil sich die verschiedenen Slack Teams optisch sehr ähneln.

Um sich die Peinlichkeit zu ersparen, einem Kunden etwas zu schreiben, das eigentlich für einen Kollegen gedacht war, kann man den verschiedenen Teams eindeutige Farbschemata zuweisen. So erkennt man sofort, welches Team man gerade offen hat.

Verwechslung ausgeschlossen: Ein eigenes Farbschema für jedes Slack Team

Vorgefertigte Slack Themes gibt es z.B. unter http://slackthemes.net/ oder unter http://sweetthemesaremadeofthe.se/.

7. Steigere die Produktivität mit Slack-Integrationen

Was Slack von anderen Messenger-Tools hervorhebt, ist die enorme Anzahl von Integrationen anderer Dienste. Diese ermöglichen es unter anderem, Slack als “Kommandozentrale” des Unternehmens zu nutzen, in der alle Updates und Benachrichtigungen zusammenlaufen.

Damit ist es möglich, automatisch die Kollegen zu informieren, wenn ein neues Design hochgeladen wurde (in InVision-Integration), der Entwickler eine neue Version fertiggestellt hat (Git-Integration), wenn der Build-Prozess der Webseite oder App abgeschlossen ist (Jenkins-Integration) oder wenn eine neue User-Bewertung im App Store veröffentlicht wurde (Review Monitor-Integration). Selbst Dienste, die noch keine eigene Slack Integration haben, können über IFTTT oder Zapier angebunden werden.

App Store Reviews im Blick behalten mit der Review Monitor Integration

Andere Integrationen können die Funktionalität von Slack erweitern. Im Arbeitsalltag helfen uns dabei unter anderem diese drei nützlichen Slack Apps:

Google HangoutsEin unverzichtbares Tool für Daily Scrum Meetings oder Sprint Reviews, bei denen nicht alle Teilnehmer vor Ort sein können. Wenn ein Hangout in einem Slack-Kanal gestartet wird, postet die App einen Link, mit dem die anderen Teilnehmer dem Videochat beitreten können, ohne etwas installieren zu müssen. Das ist besonders für Kunden interessant, denen Tools wie WebEx zu kompliziert sind.

Polly by Subcurrent: Diese App ermöglicht, Abstimmungen in Slack-Kanälen durchzuführen. Wir nutzen diese Funktion unter anderem für Design-Feedback.

Abstimmungen mit dem Slackbot “Polly”

HeyTaco!: HeyTaco! bietet eine einfache Möglichkeit, sich bei Kollegen zu bedanken und diese in Form von virtuellen Tacos zu belohnen. Zusätzlich gibt es eine Rangliste, bei der man eine bestimmte Menge erhaltener Tacos gegen reale Belohnungen einlösen kann.

8. Bändige die Nachrichtenflut

Manchmal muss man einfach für eine bestimmte Zeit ungestört arbeiten. Dann kann die Flut an Nachrichten von Kollegen, die wichtige Projektinfos austauschen oder einfach nur das neueste Katzen-GIF posten wollen (auch dafür gibt es Slack-Integrationen), schnell überwältigend werden.

Slack bietet für diesen Fall mehrere Möglichkeiten, wie man die Ablenkung vermeiden kann, ohne nachrichtentechnisch komplett abgeschnitten zu sein:

  1. Der “Do not disturb”-Modus unterdrückt alle Notifications für einen Zeitraum deiner Wahl. Der Modus kann auch automatisch zu bestimmten Tageszeiten aktiviert werden.
  2. Kanäle, von denen du keine Notifications bekommen möchtest, in die du aber trotzdem gelegentlich reinschauen musst, können mit der “Mute Channel”-Funktion ruhig gestellt werden.
  3. In den Slack-Einstellungen kann man Notifications auch komplett deaktivieren. Slack kann in dem Fall als Ersatz zu festgelegten Zeiten E-Mail-Benachrichtigungen über Nachrichten schicken, bei denen man namentlich erwähnt oder direkt angeschrieben wurde. Dies ist auch eine gute Alternative für Kunden, welche die Slack-Apps mangels Admin-Rechten nicht auf ihren Unternehmensrechnern installieren können.

9. Pro-Tipp: Definiere eigene Emojis

Slack macht es überaus einfach, sich in der einzig sinnvollen Kommunikationsform des 21. Jahrhunderts auszutauschen: Emojis.

Mit der entsprechenden Berechtigung kann man unter “Customize Slack” sogar eigene Emojis für das Slack Team definieren. Abgesehen davon, dass das witzig ist, kann es auch hilfreich sein, indem man häufig verwendete Begriffe “abkürzen” und dadurch schneller schreiben kann.

Fazit

Slack ist ein großartiges Tool, das uns den Arbeitsalltag enorm erleichtert. Mit den oben aufgeführten Tipps ist es damit auch möglich, sich in großen Kundenprojekten mit vielen Stakeholdern schnell abzustimmen und stets den Überblick über den Projektfortschritt, offene Fragen und getroffene Entscheidungen zu behalten, ohne durch die vielen Nachrichten von der Arbeit abgehalten zu werden.

Insbesondere in agilen Projekten ermöglicht Slack eine transparente Kommunikation und beschleunigt den Austausch mit Stakeholdern enorm.

Was Slack nicht ist

Slack kann nicht als Ersatz für jegliche Tools zur Projekt-Dokumentation und -Steuerung dienen. Es arbeitet allerdings problemlos mit Tools wie JIRA und Confluence zusammen und ergänzt diese hervorragend. Und auch Meetings kann man mit Slack etwas interaktiver gestalten.