Berlin Executive Assistant (m/w/d)

...zum Support unseres Managements gesucht.

Für das Management Services Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine_n Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit oder in Teilzeit (80%) – entweder vor Ort in Zürich oder remote vom Berliner Standort aus. 

 

Das erwartet dich: 

  • Du übernimmst herausfordernde Aufgaben und eine enge Zusammenarbeit mit der  Geschäftsführung und -leitung an unseren Schweizer Standorten in Zürich und Genf  

  • Du bist verantwortlich für die Organisation und Entlastung des Managements in den Bereichen Terminplanungen, Reisebuchungen, Reisekostenabrechnungen usw.  

  • Du organisierst die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie von internen wie externen Veranstaltungen (z.B. Workshops mit Kundschaft)  

  • Du arbeitest mit den anderen Service-Teams zusammen, beispielsweise dem People-, PR- und Office Management-Team sowie mit den IBM Kolleg_innen  

  • Du kooperierst mit der Buchhaltung (Kontrolle von Rechnungen usw.)  

  • Du unterstützt das Management von Prozessen im Bereich Rechnungswesen und Controlling (Bestellungen schreiben oder Auswertungen in Excel erstellen etc.)  

  • Du erstellst Kunden- und Agenturpräsentationen sowie weiterer Geschäftsunterlagen bei Bedarf  

  • Du assistierst bei Neugeschäften (z.B. Überwachung der Termine, Recherche-Jobs usw.)  

 

Das bringst du mit:  

  • Du verfügst über eine mehrjährige kaufmännische Berufserfahrung im Bereich Assistenz, idealerweise im Agenturbereich  

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechendes Studium erfolgreich abgeschlossen, Quereinstieg aus den Bereichen Hotellerie, Gastronomie oder Fremdsprachenkorrespondenz denkbar  

  • Du besitzt sehr versierte Kenntnisse im Umgang mit allen gängigen Office-Programmen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook  

  • Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und mindestens gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; optional sind Italienisch- oder Französischkenntnisse  

  • Du besitzt ausgeprägte Organisationsfähigkeit   

  • Du hast ein kommunikatives Feingefühl  

  • Du bringst eine gesunde Portion Durchsetzungsstärke und ordentlich Drive und Engagement mit  

  

Das bieten wir dir: 

  • Eine  langfristige  Perspektive  und  ein  breites  Spektrum  an  nationalen  und  internationalen Kund_innen und Projekten
  • Ein großes und helles Office in Berlin Mitte –mit Bar, Garten und Gym  
  • Bei Aperto, dem IBM iX Studio in Berlin, bekommst du alles, was du für eine gesunde Work-Life-Balance  brauchst:  hier  kannst  du  dich  frei  entfalten,  wir  gehen  achtsam  miteinander  um,  du kannst  Arbeitszeit  und -ort  flexibel  gestalten  und  hast  die  Möglichkeit,  bezahlte  Sabbaticals  zu nutzen
  • Ein professionelles Onboarding mit Buddy, begleitenden Onboarding Talks und Trainings für einen bestmöglichen Start  
  • Eine   agile   und   selbstverantwortliche   Unternehmenskultur   mit   Englisch   &   Deutsch   als Unternehmenssprache
  • Vielfältige  Personal  Enablement  Angebote  in  unserer  Design  Yourself  Academy,  inkl.  inhouse Coaching bei zertifizierten Business Coaches
  • Unbegrenzter    Zugang    zur    weltweiten    IBM    YourLearning    Plattform    mit    umfangreichen Fachthemen(Technologien, Strategie, Kreation, Industrien usw.)
  • Natürlich profitierst du nicht zuletzt von unseren Mitarbeiterrabatten, z.B. bei Apple, bis zu 50% auf E-Bikes, Fahrräder, Elektronik, Klamotten usw.  

  

Das ist uns besonders wichtig  

Aperto (IBM iX) widmet sich der Schaffung eines inklusiven Arbeitsumfeldes, das Chancengleichheit für alle bietet. Wir möchten insbesondere alle Menschen mit ihren individuellen, diversen Hintergründen und Perspektiven darin bestärken, sich bei uns zu bewerben. 

  

Bewirb dich bei uns! 

Wir wollen dir schnellstmöglich eine Rückmeldung auf deine Bewerbung geben. Bitte nutze dafür unser Online Bewerbungsportal, um so für einen schnellen und reibungslosen Bewerbungsprozess zu sorgen. 

Wir danken dir für dein Verständnis und freuen uns auf deine Bewerbung. 

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People Team

Wir sind immer auf der Suche nach spannenden, sympathischen und fähigen Menschen mit überzeugenden Ideen. Denn aus genau diesen Leuten besteht unsere Agenturgruppe. Also bewirb dich doch bei uns auf eine ausgeschriebene Stelle. Wir freuen uns auf dich und deine Online-Bewerbung.

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Stefan Lembcke, People Team
Aperto – An IBM Company
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